Document Management System

DMS menghandle dokumen secara elektronik, mulai dari dokumen tersebut masih dalam bentuk draft, direview, dipublish, disimpan, lalu pada akhirnya dibuang/dihancurkan. Document Management System merupakan komponen dari Enterprise Content Management System (ECM).

Penerapan DMS

Beberapa konsep/ fungsionalitas yang dimiliki oleh Document Management System : 

• Metadata. Metadata merupakan keterangan/informasi yang dimiliki oleh setiap dokumen. Contohnya jika kita memiliki dokumen berjenis Kwitansi, maka metadata dari kwitansi tersebut adalah : jumlah pembayaran, tanggal pembayaran, keteranga, penerima
• Workflow : Kolaborasi dalam DMS difasilitasi melalui workflow. Kolaborasi dokumen bisa berupa bentuk assignment atau approval. Contoh assignment jika seorang atasan memerlukan anak buahnya agar merevisi suatu laporan. Contoh approval jika seorang staf mengajukan permintaan cuti yang perlu di-approve oleh atasannya.
• Versioning : setiap update dari suatu dokumen bisa ditrack. DMS menyimpan histori dari setiap versi suatu dokumen
• Security : Fitur keamanan merupakan fitur wajib dari DMS. User perlu mampu untuk membatasi hak akses user lain terhadap dokumennya
• Searching : Jika perusahaan sudah memiliki ribuan dokumen, maka fitur searching akan sangat memudahkan user untuk mendapatkan dokumen yang diperlukan.

Keuntungan menggunakan Document Management System

• Produktivitas yang meningkat - peningkatan produktivitas bisa terjadi di sisi pencarian dokumen dan broadcast dokumen
• Cost efficiency - dengan menggunakan Document Management System, perusahaan bisa mengurangi cost untuk pembelian kertas
• Robust Security - dokumen elektronik perusahaan bisa disimpan dalam tempat yang tersentralisasi, mengurangi kemungkinan tercecernya dokumen

NETARA selalu mengembangkan teknologi pengelolaan dokumen ini – Document Management System (DMS). Memiliki data yang berkualitas, dengan aksesibilitas yang tinggi, sangat vital dalam meningkatkan performa dan pelayanan suatu bisnis. Sebagai solusi atas hal tersebut diatas, maka digitalisasi dokumen adalah jawabannya. Dengan mengubah data hardcopy menjadi softcopy/data digital, akan meningkatkan efektifitas, efisiensi, kecepatan, keamanan, kemudahan distribusi dokumen, dan tentunya mengurangi penggunaan ruang secara signifikan. Sehingga anda dapat memanfaatkan sumberdaya dan ruang arsip untuk hal yang lebih menguntungkan. Bahkan  yang lebih penting lagi adalah anda telah mengurangi resiko kehilangan data bilamana bencana terjadi. 

Digitalisasi

Digitalisasi adalah teknik merubah bentuk dari koleksi text book (bentuk buku) menjadi koleksi digital dalam bentuk file tertentu (biasanya pdf) dan disimpan di sebuah CD, DVD, PC, maupun computer server. Perubahan (konversi) bentuk teks menjadi digital dilakukan dengan melakukan scanning halaman per halaman baik dengan metode simplex, flatbed, maupun duplex untuk menjaga keaslian isi dari koleksi. 

 

Dengan digitalisasi masalah model penyimpanan dan pengamanan data dokumen dipastikan dapat menjadi solusi permasalahan selama ini. Proses digitalisasi itu sendiri memerlukan beberapa sumber daya manusia dan perangkat yang mutlak diperlukan guna memperlancar jalannya proses digitalisasi. 

Jenis Dokumen

Digitaliasi dokumen meliputi berbagai bidang sbb: 

• Finance/Banking: Contracts, payment documents, credit card applications, mortgage papers, loan documents, financial statements, explanation of payments (EOPs)  and credit notes.
• Insurance: Claim forms, contracts and explanations of benefits (EOBs).
• Legal: Pleadings, application forms, contracts, benefit enrollment forms and correspondence.
• Human Resources: Employee files, benefit packets, contracts, evaluations, reviews  and letters of recommendation, etc.
• Accounting: Invoices, contracts, purchase orders, checks, remittance forms, payment slips, etc
• Healthcare: Clinical examination and registration forms, medical prescriptions, explanations of benefits (EOBs), etc
• Education: Examination sheets, tests, reports, college transcripts and letters of referrence.
• Transportation: Waybills, custom declarations, delivery notes, contracts and correspondence
• Contractor: Shop drawing, weekly-monthly report, check sheet, etc
• Government: Correspondence, contracts, surveys, census forms, voting ballots, pension cards, tax declarations and social applications, recruitment test, etc
• Export Import: Export Declaration / PEB, Import Declaration/PIB, etc 

NETARA-DMS

NETARA-DMS merupakan aplikasi berbasis web yang memberikan kemudahan bagi anda untuk mencari dan mengelola dokumen digital anda sendiri, darimana saja, kapan saja dan dilengkapi dengan sistem keamanan tercanggih. Akses ke NETARA-DMS dilengkapi dengan sistem keamanan dan verifikasi yang menggunakan teknologi keamanan tercanggih;

 

NETARA-DMS dapat mengelola seluruh dokumen digital, sehingga anda merasakan seluruh arsip dan dokumen ada digenggaman anda;

 

NETARA-DMS mempermudah anda untuk mencari dokumen dengan cepat darimana saja dan kapan saja;

 

KEUNGGULAN BERSAING

• ACCESSIBILITY, Dokumen/Data bisa diakses oleh berbagai pihak dari berbagai tempat dalam waktu yang bersamaan
• EFFICIENCY, Mengurangi ruang penyimpanan secara drastis, memangkas biaya sewa kantor, SDM dan biaya kertas, memanfaatkan ruangan untuk lebih produktif
• SPEED, Mempercepat pencarian dan pengambilan dokumen
• TRUST, Meningkatkan kepercayaan pihak shareholders
• CONTINUAL IMPROVEMENT, Melengkapi database sebagai input dalam proses pengembangan perusahaan
• SECURE, dengan adanya backup data dan disimpan di tempat lain, dan mengantisipasi kehilangan data yang fatal bila bencana terjadi.